Аудит в аптечных сетях

Аудит аптеки – это всесторонний анализ проводимых операций и процессов, а также проверка соблюдения нормативных требований. По итогам аудита дается независимая оценка правильности ведения документации, заключение о ее достоверности и соответствии законодательству РФ. Успешно пройденный аудит дает возможность убедиться в том, что предстоящие проверки контролирующих органов будут пройдены успешно. Для проведения внутреннего аудита мобилизуются собственные силы учреждения или приглашаются сотрудники специализированных служб.
 
Виды внутреннего аудита в аптеке
В зависимости от того, какой раздел деятельности подвергается анализу, различают несколько видов аудита: управленческий, финансовый, на соответствие требованиям. Есть также новые виды аудита, осуществляющиеся по мере развития внутренней систематизации проверок организации.
 
Финансовый аудит
Финансовый аудит представляет собой независимую проверку правильности ведения бухгалтерской и финансовой отчетности. По его итогам можно сделать заключение о том, насколько надежна система бухгалтерского учета, и установить тщательный контроль над отчетностью и выдаваемыми справками. Критерии, по которым происходит оценка информационной основы, следующие: корректность бухгалтерских отчетов, соответствие нормам и стандартам проверок бухгалтерского учета. Главная задача данного вида аудита – оптимизировать учетно-контрольную систему и повысить достоверность финансовой отчетности.
 
Аудит на соответствие требованиям
В ходе проверки на соответствие требованиям проверяющие делают вывод о том, выполняются ли в аптеке требования, изложенные в нормативных документах и предписаниях, проверяют тщательность исполнения приказов, инструкций, правил, от которых непосредственно зависят результаты деятельности аптеки.
Один из важнейших разделов данной проверки – выполнение лицензионных условий. Существенно облегчает задачу проверяющим матрица соответствия требованиям, где наглядно прослеживаются связи между существующими требованиями и их выполнением. Анализируя матрицу, проверяющие дают оценку полноты выполнения нормативов, выявляют недостатки и разрабатывают ближайшие меры по борьбе с ними.
 
Управленческий (операционный) аудит
В ходе управленческого аудита проверяющие оценивают, насколько эффективны используемые руководством методы управления, планирования и расходования ресурсов. По итогам данной проверки сравниваются показатели деятельности и составляется план их оптимизации.
 
Новые виды аудита
Новые усовершенствованные виды аудита вводятся по мере развития внутреннего контроля деятельности организации. Цель экологического аудита – минимизация вреда окружающей среде от деятельности предприятий, а социальный аудит проводится с целью оценки эффективности управления кадровыми ресурсами.
 
Особенности внутреннего аудита аптеки
Порядок проведения внутреннего аудита аптек отражен в Приказе Минздрава Российской Федерации от 31.08.2016 года №647н «Об утверждении Правил надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения» [1]. В разделе VIII данного приказа «Проведение оценки деятельности» оговорены особенности, которые должны учитываться при планировании вышеозначенной проверки.
- Перед началом внутреннего аудита разрабатывают и утверждают график его проведения. Результаты изучают и анализируют руководители учреждения.
- Аудиторами могут быть как штатные сотрудники аптеки, так и представители сторонних организаций, привлекаемые на договорной основе.
- При проведении независимой проверки все действия проверяющих специалистов обговариваются в соответствующих договорных документах.
- Ход проверки, ее результаты, рекомендации по дальнейшим действиям освещаются в заключительном документе – Акте аудиторской проверки.
- Цели внутреннего аудита – выявление и фиксация существующих недочетов, формулирование рекомендаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
- При проведении аудита, проверяющие, в обязательном порядке, учитывают результаты прошедших проверок и полноту выполнения мер по устранению недочетов.
- Сотруднику ответственному за проведение проверки вменяется в обязанность определить перечень мер по устранению недочетов и проконтролировать их выполнение.
- Руководитель аптеки должен проанализировать выводы, сделанные по итогам аудита и, учитывая их, принимать меры для более эффективной и качественной деятельности учреждения. 

​Чек-лист для внутреннего аудита
Чек-листы являются тем вспомогательным инструментом, который обеспечивает грамотную организацию внутреннего аудита и проведение его в кратчайшие сроки, поскольку сотрудники получают возможность, не отвлекаясь на многочисленные подготовительные действия, направить все силы на решение основной задачи. Один из удобных сервисов электронных чек-листов, позволяющих автоматизировать аудит – мобильное приложение CheckOffice.
 
Для подготовки чек-листа готовят перечень контрольных меток, в соответствии с видом планируемой аудиторской проверки. Это может быть перечень товарных позиций, список необходимых документов, перечень стандартов необходимых для выполнения. Кроме того, выбирается диапазон возможных значений в текстовой или цифровой форме.
 
Выбранные данные заносят в шаблон чек-листа, который находится в соответствующем мобильном приложении. В шаблоне отражается ход проверки, ее результаты и проведенный анализ. Имея данный шаблон перед глазами, ответственные за соответствующий раздел работы сотрудники могут проконтролировать состояние дел в каждый момент времени.
 
Проводя проверку, специалисты сверяются с контрольным листом в отношении каждого пункта и обозначают выявленные несоответствия. В числе дополнительных вспомогательных мер, помогающих сделать результаты проверки более достоверными, применяются следующие:
- отслеживание геопозиции, фиксируемой в ходе внутреннего аудита.
- проведение фото- и аудиофиксации происходящего. 

После завершения внутреннего аудита результаты сохраняются и остаются доступными для систематизации. Полученные данные используются при обсуждении результатов, выявлении недочетов и поиске путей преодоления.
Мобильный аудит способствует ограничению финансовых потерь, поскольку предотвращает оттягивание человеческих, материальных и временных ресурсов на проверку. Шаблон чек-листа составляется один раз, но может быть использован многократно. Сама проверка сводится к тому, что специалист читает вопрос и выбирает из ряда возможных ответов тот, что соответствует истине.
 
Советы по проведению внутреннего аудита аптек
Специалисты дают несколько советов по организации и проведению аудита аптеки:
1. Внутренний аудит в аптеке проводят в соответствии с заранее составленным годовым планом проверок.
2. В каждой последующей проверке учитывают опыт, приобретенный в ходе уже состоявшихся аудитов. 
3. Те стороны деятельности, в которых наиболее часто выявляются нарушения, рекомендуют включать в каждый этап аудита. Благополучные разделы, напротив, исключают из плана проверок.
4. Аудит рекомендуют проводить в несколько этапов. Каждый этап включает свою область деятельности, например: отпуск продукции, хранение лекарственных средств, ведение документации. Особое внимание уделяют сторонам деятельности, напрямую влияющим на эффективность работы аптеки и персонала.
5. По завершению проверки систематизируют результаты, выделяют недостатки, определяют пути исправления. В ходе последующих аудитов обращают внимание на то, были ли исправлены уже выявленные нарушения. 

Как надзорные органы проводят аудит аптеки?
Проверкой аптечных организаций занимаются разные ведомства: Роспотребнадзор, Росздравнадзор, МВД, Прокуратура и другие. Регламент и основные требования к проведению проверочных мероприятий освещены в Федеральном законе N 294-ФЗ от 26.12.2008 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» [2]. В соответствии с ним проводятся следующие виды контрольных действий:

- Контрольная закупка.
- Сбор образцов для исследования.
- Исследование предметов и проверка документов.
- Обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств.
- Контроль сферы обращения лекарственных средств, начиная с цикла их производства и заканчивая утилизацией.

Проверки Росздравнадзора выполняются с помощью чек-листов (проверочных листов) на основании приказа № 9438 от 9.11 2017 г [3] и приказа № 10449 от 20.12. 2017 г [4]. Эти документы представлены на ведомственном сайте и доступны для изучения, что позволяет аптекам основательно подготовиться к процедуре.
Чек-лист проверки Росздравнадзора представляет собой опросник, в котором представлены вопросы, интересующие инспекторов. В ходе посещения объекта выявляются факты соответствия и несоответствия нормативным документам, после чего помечается словами «да» или «нет» в соответствующем поле ответов (членам проверочной комиссии запрещено задавать руководителю аптеки посторонние вопросы, не касающиеся темы проверки).
Итоговый документ прилагается к проверочному акту, после чего анализируется. При наличии ошибок и несоответствий надзорный орган выносит предписание либо штраф. Росздравнадзор проводит проверку следующих моментов:

- правильность оформления и ведения организационно-правовой документации;
- соблюдение правил размещения лекарственных препаратов на витринах;
- выполнение условий складирования, транспортировки и хранения лекарств;
- наличие информации о производителе и номере партии для безрецептурных препаратов;
- соблюдение законов ценообразования;
- контроль качества и соответствия принятым стандартам;
- правильность учета препаратов, продаваемых по рецепту. 

Область проверки Роспотребнадзора:
- соблюдение правил розничной торговли медпрепаратами;
- соответствие СанПиН;
- наличие сертификатов соответствия при реализации лекарств и медоборудования;
- выдача чеков, оформление сопроводительной документации. 

Перед началом проверки руководство аптеки должно проконтролировать соблюдены ли условия ее проведения:
- Наличие у проверяющих оформленных постановлений с указанием вида проверки, ее основания, сроков проведения, проверяющих лиц. 
- Проверка должна проводится согласно указанной в постановлении теме.
- Проверка должна проходить в присутствии руководителя организации или его законного представителя. 

Правила поведения при проведении проверки
Правильное поведение сотрудников при проведении в аптеке внутреннего аудита поможет сохранить нервы и успешно пройти проверку:
- Важно быть спокойным. Волнуясь, больше шансов совершить ошибку (отпустить лекарство без рецепта, не выбить кассовый чек и т.д.).
- Нельзя поддаваться на возможные психологические методы воздействия и провокации со стороны проверяющих. 
- Если у проверяющих отсутствуют документы, подтверждающие их полномочия, не следует допускать их к проверке до тех пор, пока не будут предоставлены оформленные по всем правилам документы и постановления.
- Если возникли сомнения в профессионализме проверяющих или в законности их действий, разрешается вести фото- и видеосъемку.
- Все выявленные нарушения должны быть зафиксированы в протоколе об административных правонарушениях. Решения о применении штрафных санкций и иных мерах пресечения принимаются судом. Расчеты с проверяющими на месте не допускаются и являются грубым нарушением.

Перед началом проверки руководитель аптеки вместе со своими сотрудниками должны определить приоритеты и подготовить соответствующий контрольный список.
В первые годы после открытия аптеки плановый внутренний аудит должен проводиться с короткими интервалами. После оптимизации рабочего процесса они могут быть увеличены. В тех областях деятельности, где обнаружены недочеты, следует чаще проводить самопроверку, пока они не будут полностью устранены.
 
Источники
1. https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71482810/
2. https://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_83079/
3. https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71715338/
4. https://legalacts.ru/doc/prikaz-roszdravnadzora-ot-20122017-n-10449-ob-utverzhdenii-form/