Инвентаризация в аптеке: для чего необходима, какие виды бывают, как оформить результаты

По определению закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», активы и обязательства аптечной организации должны подлежать инвентаризации. Поэтому необходимо заранее знать все существующие виды инвентаризации и порядок ее проведения.
Это поможет не совершить ошибку в процессе проверки и следовать требованиям закона. Пересчет своего имущества аптекой позволит своевременно узнать, есть ли недоимки, лишний или испорченный товар, а также отследить факт воровства среди сотрудников. [3]
Кроме того, современные системы продажи и регулярная инвентаризация позволяют правильно управлять активами организации и не допускать больших остатков на складах.

Чем полезна инвентаризация в аптеке
Инвентаризация – это процесс, при котором исследуется состояние и наличие предметов, средств труда, которые необходимы для правильной работы аптеки, а также денежных средств. В последнее время порядок инвентаризации не претерпевал существенных изменений, он описан в Методических указаниях. [1]
Проверке и пересчету в аптечной организации подлежит все имущество, которое включает лекарства, денежные средства, мебель и даже кредитные обязательства. В проведении инвентаризации принимает участие каждый сотрудник, который несет материальную ответственность.
Процесс требует крайне ответственного отношения всего коллектива. Необходимо правильно определить и посчитать все остатки, чтобы впоследствии не тратить время на оформление дополнительных бумаг. [5]

Виды и сроки проведения инвентаризации
Выделяют три вида пересчета:
- полный, который проводят с периодичностью раз в 3 года. Учитываются все товарные и материальные ценности, активы, мебель, инвентарь, а также помещения, которые находятся в собственности;
- годовой, выполняется раз в двенадцать месяцев перед годовым отчетом. Он необходим для корректного заполнения документов, закрывающих год. Годовая инвентаризация подразумевает опись продукции и наличных денег;
- промежуточный относится к самым важным типам. Отражает реальную ситуацию, которая происходит в аптеке.
Дополнительно опись в аптеке проводится каждый раз, когда на работу приходит новый сотрудник, который будет нести материальную ответственность. [5]

Обязательная или инициативная
В обязательном порядке инвентаризация проводится на основании Методических указаний. Инициативная опись назначается по указу директора или следственного органа для выявления отклонений и правонарушений.

Спланированная или внеплановая
Данные понятия не закреплены на законодательном уровне, но активно применяются в аптечных организациях. Порядок проведения не отличается.
Запланированная инвентаризация проходит в соответствии с графиком, который известен всем сотрудникам. В качестве примера можно привести опись накануне составления годового отчета. [3]
Незапланированное мероприятие проходит, когда опись требуется по какой-либо форс-мажорной причине – пожар, наводнение, хищение.

Полная или частичная
Полная – учитывается все имущество организации: денежные средства, мебель, помещения, лекарственные препараты, отчетные бумаги.
Частичная – зависит от целей, например, при излишках определенной группы медикаментов. [3]

Когда нужно проводить инвентаризацию в аптеке
Опись в аптечной организации проводится:
- если имущество предполагается сдавать в аренду или продать;
- если предприятие переходит из государственной в частную собственность;
- ежегодно перед составлением отчета;
- когда происходит смена материально ответственных лиц;
- после чрезвычайной ситуации (пожар, стихийное бедствие);
- при установлении факта воровства;
- при ликвидации или реорганизации предприятия. [4]
 
Проведение инвентаризации целесообразно начинать, когда в аптеке наименьшее количество остатков. Следовательно, опись проводится в период с 1.10 по 31.12, а также всякий раз перед событиями, которые мы перечислили выше.

​Какие документы оформить перед инвентаризацией в аптеке
Мероприятие начинается с создания комиссии. Ее состав утверждается приказом директора. Если в аптечной организации нет регулярной комиссии, издается один приказ по инвентаризации. [3]
В документе указывается:
- состав комиссии;
- ФИО председателя и ответственных членов;
- объем имущества, который подлежит инвентаризации;
- какие сроки предусмотрены;
- дату сдачи документов.
 
Как правильно проводить инвентаризацию
Перед тем как начнется процесс инвентаризации, все сотрудники, несущие материальную ответственность, подают расписки, в которых указано, что приходные документы сданы в бухгалтерию.
Затем проводится сам процесс инвентаризации, который достаточно трудоемкий. Производится фиксация фактического остатка, далее он сравнивается с теми данными, которые указаны в документах. Комиссия проверяет наличие имущества и его сроки годности. Все данные фиксируются в материалах описи.
В конце процесса дается расписка от ответственных лиц, что они проверили все имущество и отсутствуют какие-либо претензии.
 
Как оформить результаты инвентаризации в аптеке
Если в ходе инвентаризации были выявлены расхождения учетных данных, составляется сличительная ведомость. В ней отмечаются излишки и недостача. Для утверждения итоговых результатов описи составляется протокол заседания комиссии. [1]

Как учесть излишки и недостачи
Излишки имущества приходуют по рыночной стоимости на момент, когда проводится инвентаризация. Также включают стоимость излишков в прочие доходы.
Недостачу, которая фиксируется в пределах нормы естественной убыли, списывают в расходы на продажу. Под естественной убылью подразумевается потеря продукции, которая происходит по естественным причинам – изменению свойств товара. [2]

Как правильно списывают просроченные лекарства
Обязательно во время инвентаризации лекарственные средства должны проверяться на истекший срок годности. Их ценность при этом теряется, а комиссия составляет товарный документ на утилизацию.
Каждая аптека самостоятельно разрабатывает и утверждает форму утилизации. Лекарственные средства, подлежащие утилизации, передают специальным компаниям, имеющим лицензию на обезвреживание отходов различных классов опасности. [4]

Источники
1. https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_20081/
2. https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_7152/
3. Е. В. Карпова «Расходы на списание медикаментов с истекшим сроком годности подтверждаем документально», № 1, 2020.
4. Н. В. Миленина «Методические рекомендации Минздрава по организации оборота наркотических средств в аптеке», № 5, 2018.
5. Управление и экономика фармации: Учебник/ Под ред. Багировой В.Л. - М.: ОАО «Издательство Медицина», 2017. - 720с.