Ничего не успеваю, или таймменеджмент для сотрудников аптек

Утро начинается с вечера.

Для того чтобы продуктивно провести утро, нет нужды вставать раньше – стоит просто сделать его легче. Необходимость выбора из нескольких дел с утра может привести к усталости от принятия решений и снизить мотивацию еще до того, как вы приступите к работе.

Психолог Ник Уингал советует составлять план на следующий день в конце предыдущего дня. Ему повезло заканчивать в 17.00, поэтому техника называется «Упражнение 4.55». Необходимо записать 3 задачи, обязательные для выполнения, и оставить на рабочем столе.

Для легкого пробуждения и настройки мозга на активную работу стоит каждое утро проводить ритуал активации. Ваш ритуал может состоять в том, чтобы сделать три глубоких вдоха, сосредоточиться на каком-то образе или включить определенную мелодию. Главное, в этом деле – регулярность. [1]

Дедлайны и стратегия Сайнфилда.

Стратегия Сайнфилда применяется для отслеживания этапов работы и движения к цели, давая мотивацию к продолжению. Для наблюдений за своим прогрессом понадобится настенный календарь, на котором необходимо отметить задачу или действие в процессе выполнения. После того, как вы сделали промежуточное задание, ставьте какую-нибудь отметку, не пропуская ни дня. Стремитесь к последовательности и не прерывайте цепочку. [2]

Со стратегией Сайнфилда логично связана рекомендация об установке четких сроков исполнения – дедлайнов. Понятно, что если вы сами поставите себе дедлайны, понадеявшись на самоконтроль, они будут мотивировать слабее, чем требования от руководства.

Однако исследователи Массачусетского университета пришли к выводу, что даже лично установленные временные рамки для каких-то задач, помогают побороть прокрастинацию и начать действовать. [3]

Следование импульсу.

Тем, кто не приемлет дедлайны и любые рамки, испытывая чувство давления, подойдет метод Форстера. Автор предлагает выписать все текущие дела в список и медленно прочитать его. При этом нельзя даже мысленно расставлять приоритеты, что нарушит баланс между рациональной и интуитивной частями разума. Пока будете читать, старайтесь улавливать ощущение, что задача готова к выполнению. Вас может тянуть вернуться к пункту, который выделился из других, тогда перечитайте список еще раз. [4]

Положитесь на свой внутренний импульс и, независимо от объема дела, приступайте к активной фазе. Такой свободный выбор, без давления условий снимет сопротивление и процесс должен пойти легко.

Многозадачность не всегда хороша.

Многозадачность – это тренд современной жизни и ее постоянного ускорения. Но оказалось, что быть немного Наполеонами не подходящая роль для людей, занимающихся интеллектуальным трудом.

Ученые из Стэндфордского университета провели эксперимент, направленный на изучение усвоения информации в режиме многозадачности. [5] В ходе исследования выяснилось, что при выполнении нескольких дел, связанных с умственной работой одновременно, человек хуже запоминает и осмысливает полученную информацию. И при этом не способен определить приоритетность полученных данных, т.е. что является действительно важным, а на чем можно не фокусировать внимание и забыть.

Поэтому не стоит в один промежуток времени прослушивать вебинар по НМО, отвечать на звонки в аптеке и пытаться устранить дефектуру. Ваш кпд будет ниже по всем пунктам.

Принцип 52/17.

Удивительно, но факт – самые продуктивные сотрудники не работают по 8-10 часов напролет. Секрет их высокой производительности заключается в умном подходе к работе с чередованием активной деятельности и частых перерывов.

При помощи приложения для отслеживания времени и производительности, удалось выяснить, что наиболее результативных сотрудников объединяет умение делать эффективные перерывы. Они рассматривают рабочее время как спринт: 52 минуты сосредоточенно выполняют какую-то задачу, а затем делают паузу на 17 минут. [6] В это время полностью отстраняются от работы: общаются с коллегами на отвлеченные темы, делают упражнения, перекусывают, просматривают ролики про животных, если нельзя отлучаться от компьютера.

В таком отдыхе есть масса преимуществ. Во-первых, длительная работа негативно сказывается на уровне вовлеченности, а повторяющиеся задачи приводят к когнитивной скуке. Наш мозг не способен активно сосредотачиваться всю смену. Во-вторых, для профилактики гиподинамии телу также нужно движение или изменение парадигмы физической нагрузки на работе.

Попробуйте отвлекаться, если не на 17 минут, то хотя бы насколько возможно. Но делайте перерывы систематически и проводите их качественно. А потом с новыми силами возвращайтесь к профессиональной деятельности.

Time-management с английского переводится как «управление временем», и это целая наука или даже искусство, которое не постичь за один день без выработанных навыков. Но даже если вы внедрите в жизнь и рабочую практику несколько описанных выше приемов, результаты не заставят себя ждать. Вы сможете быстрее достигать поставленных целей, повысите свою эффективность и реже будете сталкиваться с дедлайнами.

1. https://forge.medium.com/mornings-should-be-easier-not-earlier-ae4668761b9f
2. https://jamesclear.com/stop-procrastinating-seinfeld-strategy
3. https://journals.sagepub.com/doi/10.1111/1467-9280.00441
4. http://markforster.squarespace.com/autofocus-system/
5. https://news.stanford.edu/news/2009/august24/multitask-research-study-082409.html
6. https://www.themuse.com/advice/the-rule-of-52-and-17-its-random-but-it-ups-your-productivity