Откуда берется дефектура в аптеке?

Дефектура лекарственных средств: что это такое?

Термин «дефектура» (лат. defectus – недостаток) является узкоспециализированным. Он применим только в отношении фармации и обозначает отсутствие в аптечном учреждении необходимого товара (лекарственного препарата, медицинского изделия). Но чаще понятие «дефектура» используют, когда говорят об отсутствии определённого лекарственного препарата, наличии которого заявлено в прайс-листе¹.
Отслеживание дефектуры на фармрынке производится на основе данных автоматизированной информационной системы. Контроль за исполнением возложен на Росздравнадзор, который проводит мониторинг наличия лекарственных средств в обороте².
Дефектура лекарственных средств важна для аптеки по двум причинам: рыночной и медико-социальной. Последняя хорошо известна не только аптечным организациям, но и всем участникам фармрынка: полноценное обеспечение фармацевтической продукцией напрямую влияет на качество жизни населения страны³.
Что касается рыночной причины – здесь всё предельно просто. Наличие дефектуры в аптеке – это основание для совершенствования и/или обновления ассортимента.

Что значит дефектура лекарства для аптеки?
 

• ошибки в формировании ассортимента
• снижение лояльности покупателей
• потеря прибыли

Почему возникает дефектура лекарственного препарата?
 
Причины дефектуры делят на внешние и внутренние.

Внешние:
 

• отсутствие товара на складах поставщиков
• перерегистрация лекарственного средства
• брак серии препарата
• ограничения на ввоз препарата иностранного производства в страну
• остановка производства препарата по техническим или экономическим причинам
• ажиотажный спрос

Внутренние:
 

• ошибки в системе заказа товара
• отсутствие достаточного товарного запаса
• игнорирование потребностей покупателей

 
Ведение журнала учета дефектуры
 
Журнал дефектуры – это обязательное требование. Его наличие в аптеке зафиксировано как одно из лицензионных требований в Правилах надлежащей аптечной практики⁴. Грамотно составленный дефектурный журнал позволит избавиться от лишних расходов. Стандартизированной формы журнала дефектуры не существует. Его можно вести как в бумажном, так и в электронном виде, форма должна быть утверждена в СОП. Примерные графы журнала приведены в таблице.
 

Дата	Наименование отсутствующего лекарственного препарата, медицинского изделия, биологически активной добавки	Производитель	Поставщик	Дата ожидаемого поступления	Дата фактического поступления в аптеку
1	2	3	4	5	6

Таблица. Рекомендуемые графы журнала дефектуры⁴.
 
Помимо журнала, дефектуру можно фиксировать в специальных программах. Программные средства для автоматизации аптечных организаций позволяют автоматизировать контроль дефектуры, а также обработать и проанализировать полученные данные. Они помогут оперативно определять и «закрывать» отсутствующие позиции, и своевременно адаптировать ассортимент для соответствия запросам рынка.
 
Упростить контроль наличия лекарственных средств в аптеке помогает процесс автоматизации. Программное обеспечение позволяет создавать группы по различным критериям, что облегчает формирование сводного отчета о дефектуре для последующего анализа и обработки.
 
Что такое дефектура в аптеке в условиях санкций?
 
В апреле 2022 года увидело свет новое постановление Правительства⁵, которое устанавливает особенности обращения лекарственных средств для медицинского применения в случае дефектуры или риска возникновения дефектуры лекарственных препаратов в связи с введением санкций. Постановление будет действовать до конца 2022 года, сокращая на это время на 30 дней срок проведения госрегистрации и экспертизы качества лекарственных средств. Это поможет закрыть дефицит по отдельным позициям, собственное производство которых не налажено или выпускается недостаточно продукции⁶.
Наряду с этим Росздравнадзор разработал правила определения дефектуры медицинских изделий и правила работы специальной межведомственной комиссии, которая будет утверждать их дефицит на рынке. Пока документ находится на стадии согласования⁷, но в случае принятия он облегчит работу по определению перечня дефицитных медизделий для их ускоренной регистрации.
 
Борьба с дефектурой
 
Основой в определении приоритетов в борьбе с дефектурой в аптеке является регулярный АВС-анализ товарных запасов⁸. В основе метода лежит принцип Парето: 80% доходов приходится на 20% населения. Это правило широко используют в маркетинге: 20% всех товаров дают 80% товарооборота. В переложении на закупки лекарственных препаратов в аптечной организации принцип звучит так: 20% наименований препаратов обеспечивают 80% прибыли.
При проведении АВС-анализа все препараты, подлежащие закупке, подразделяются на 3 категории:
Группа А (10–20 %) наименований препаратов, которые обеспечивают 70–80% оборота. Это ядро ассортимента, самые часто покупаемые товары. Наценка на них может быть минимальной, оборот – всегда наиболее интенсивный.
Группа В (10–20 %) товаров, которые обеспечивают 15–20% прибыли. Обычно это препараты со значительной наценкой и средней либо низкой скоростью оборота.
Группа С (60–80 %), которые обеспечивают аптеке 5–10% прибыли. Это препараты со значительной наценкой, но низкой скоростью оборота.
Дефектура недопустима для товаров группы А, нежелательна в отношении товаров группы В и возможна для товаров группы С.
Не менее важно отслеживать раздел информационных писем на официальном сайте Росздравнадзора. Ведомство публикует информацию от производителя, какой‑либо лекарственный препарат находится на грани дефицита.
Своевременная борьба с дефектурой лекарственных средств поможет вам повысить лояльность покупателей и прибыль аптечного предприятия.